Les passionnés de Lean Management partent aussi souvent que possible faire du Gemba Walk chez leur client. Pour les nons adeptes du Lean, le Gemba Walk signifie aller sur le terrain non seulement pour comprendre le fonctionnement du site mais également pour proposer des actions efficaces et simples à mettre en œuvre.

Les missions de performance énergétique entrainent toujours une visite sur site ou un Gemba Walk. Lors de ces déplacements qui peuvent être coûteux, il est indispensable de maximiser sa présence sur site et d’adapter la logistique en fonction de l’enjeu de la visite. Cela demande des compétences pluridisciplinaires. La 1ère visite est capitale. Elle nécessite des capacités d’adaptation, d’organisation et un bon relationnel client. Le consultant énergie est confronté aux vastes problématiques de la performance énergétique et aux nombreux process qui divergent dans le milieu industriel.

Au sein d’un cabinet du conseil, les échanges d’information suite à la signature du contrat sont tout d’abord transmis. Ils doivent permettre au directeur de projet de dimensionner la mission et de comprendre les étapes de vente pour identifier la qualité et les délais attendus par le client. L’affection du consultant compétent réalisée, la préparation d’une visite sur site est nécessaire. Elle implique un subtil dosage entre collecte de données élaborée en amont par le client et fixation d’objectifs en fonction de la mission.
Les premiers contacts avec le client par e-mail et/ou téléphone doivent être précis et pragmatiques. Le consultant doit s’assurer en posant quelques questions ouvertes que l’interlocuteur est la bonne personne et de sa disponibilité pour planifier la visite terrain.

Une fois les données collectées, l’analyse préliminaire peut débuter. Le Lean Management et plus précisément les 5 S inspirent ma propre méthode à savoir :

  • Sort > trier en fonction des données déjà acquises lors des précédentes missions chez un même client
  • Straighten/Set in order > ranger les données
  • Shine > nettoyer les données pour enregistrer uniquement les données nécessaires à la mission
  • Standardise > standardiser en utilisant les outils internes pour analyser les données
  • Sustain > impliquer l’équipe projet en transmettant en amont de la visite à l’équipe projet l’analyse des données

Après cette préparation qui représente en général 10% du temps de la mission, c’est le moment d’attaquer le Gemba Walk !

20160421_101205Dans le secteur industriel, il est impensable d’aller sur site sans chaussures de sécurité. Les plus exigeants apporteront la panoplie d’EPI[1] correspondants aux dangers de l’usine (bouchons d’oreille, lunettes de protection, etc.). Mesdames mais aussi Messieurs ayez la décence de ne pas porter de bijoux ce jour-là, ce n’est pas vraiment le lieu surtout dans les industries agro-alimentaires où les règles d’hygiènes sont strictes.

Sur le terrain, une réunion rapide est nécessaire et inévitable lorsqu’il y a de nombreux interlocuteurs impliqués par le sujet de la visite. Le traditionnel tour de table permet d’identifier les différentes fonctions et le consultant doit inviter les interlocuteurs à réagir vis-à-vis des éventuelles contraintes de chacun pour organiser au mieux la journée. S’ensuit la présentation des objectifs de la visite et des analyses.

Lors de la visite du process et plus généralement de l’usine, il est indispensable de poser des questions ouvertes et de ne pas hésiter à multiplier les questions sur un même sujet pour assurer la fiabilité des données et aussi la bonne compréhension de la question formulée. Par exemple, si vous demandez à une responsable maintenance, s’il réduit la température de consigne de son principal groupe froid en fonction des contraintes de production et qu’il répond : « souvent ». Il est alors nécessaire d’aller observer le boitier de commande et de voir comment l’interlocuteur procède.

De plus, une réponse dite connotée doit soulever l’attention du consultant. Souvent peut être 3 fois par jour pour X et 4 fois par semaine pour Y… Reformuler les réponses restent la meilleure des techniques pour assurer la compréhension des informations.

Le consultant ne doit pas hésiter en tant que « Gemba walker » à questionner directement les opérateurs pour comprendre le fonctionnement d’un équipement de production ou les techniciens de maintenance lorsqu’il s’agit de la production et de la distribution d’utilités.

D’autre part, les quelques astuces suivants ne doivent pas être négligé :

  • La prise de note : Le stylo 4 couleurs fait gagner du temps car 4 couleurs = 4 types d’information.
  • Les smartphones et clés USB : La prise de photo de la plaque des équipements et la prise de données sur clé USB améliore la productivité du consultant. Il n’est d’ailleurs pas recommandé de surestimer sa mémoire ni d’écrire 3 fois les mêmes informations.

Enfin, pour assurer une visite terrain efficace, mon conseil est de prendre 20 minutes pour faire un 5S rapide des notes prises pendant la ou les journées de visite afin de réaliser un débriefing à chaud au client. Le contenu de ce débriefing dépendra de la compétence du consultant sur le sujet étudié. Cet exercice est difficile car il requiert d’estimer les sujets les plus rentables et la faisabilité en un temps extrêmement restreint. L’ambition du débriefing peut être moins forte. Une réunion rapide peut permettre de rappeler les points clés de la journée, l’atteinte des objectifs et les étapes à venir.

N’oubliez plus, pour vos futurs Gemba Walk, de suivre ces différents conseils et surtout de venir chez le client avec un état d’esprit positif et du professionnalisme afin de d’impliquer les nombreuses parties prenantes de l’efficacité énergétique et de garantir le succès de la mission !

[1] EPI : Equipement de Protection Individuelle

[2] HSE : Hygiène Sécurité Environnement

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